تدرك أمانة منطقة القصيم الدور المتنامي للمشاركة الإلكترونية، في تعزيز العلاقة ما بين الأمانة ومختلف فئات المجتمع، وأن يكونوا جزءاً من عملية صنع القرار من خلال تقديم أفضل ما لديهم من معلومات واقتراحات جادة تصب في صالح تحسين العمل؛ إيماناً منها بأهمية المشاركة المجتمعية والاستماع إلى الآراء والأفكار التي تخدم بعض المشاريع والمبادرات التي تتبناها أمانة منطقة القصيم حالياً ومستقبلاً قبيل إقرارها وتنفيذها.
حيث يمكن لجميع فئات المجتمع المشاركة وإبداء الرأي من خلا ل جميع المنصات الإلكترونية التابعة للأمانة لمناقشة مختلف القضايا والمواضيع والظواهر المرتبطة بالقطاع البلدي والتي قد تسهم وتساعد في صياغة القرارات والقوانين من قبل صناع القرار بالأمانة، وتطوير الخدمات والمنتجات المقدمة من الأمانة.
أهداف سياسة المشاركة الإلكترونية
إن الهدف الأساسي من سياسة المشاركة الإلكترونية هو وضع الضوابط والقواعد اللازمة التي من شأنها تنظيم عملية استخدام أدوات المشاركة الإلكترونية ولتوضيح الإجراءات والمسؤوليات المنطوية خلال هذه العملية لتكون مرجعا لإدارة مختلف جوانب المشاركة الإلكترونية بالأسلوب الأمثل وبما يضمن تحقيق الاهداف التي من أجلها وجدت. ولأثرها الفعال في توفير الوعي والمعرفة العلمية اللازمة لإنجاح ممارسات المشاركة الإلكترونية.
نطاق تطبيق سياسة المشاركة الإلكترونية
تطبق سياسة المشاركة الإلكترونية على جميع المواضيع والآراء والنقاشات والاستطلاعات التي تطرح ويتم تداولها عبر أدوات المشاركة الإلكترونية التي توفرها أمانة منطقة القصيم من خلال بوابتها الإلكترونية أو عبر مواقع وتطبيقات التواصل الاجتماعي سواء تم تقديمها أو المساهمة بها باستخدام أجهزة الحاسوب أو أجهزة الهواتف المتحركة الذكية والأجهزة اللوحية.
أدوات وقنوات المشاركة المجتمعية الإلكترونية
توفر أمانة منطقة القصيم العديد من أدوات المشاركة الإلكترونية كالتعليقات، والاقتراحات، واستطلاعات الرأي، والاستبانات الموجهة، والشكاوى، إضافة لقنوات التواصل الاجتماعي (التوتير – الإنستقرام – اليوتيوب – الفيس بوك – سناب تشات) أو التواصل المباشر عبر نموذج الاتصال بنا. أو من خلال المنصات الوطنية للمشاركة الإلكترونية. ويتم توضيح الوسائل المتاحة للمشاركة في كل موضوع يتم طرحه للنقاش.
مراحل المشاركة الإلكترونية
تمر عملية المشاركة الإلكترونية بمراحل قياسية حتى يتم اتخاذ القرار بشكله النهائي، وللأمانة الحق في تعديل أو تسريع أو تجاوز بعض المراحل حسب المواضيع المطروحة، وتشمل هذه المراحل الآتي:
أولاً: الطرح
تنشر الأمانة المواضيع التي تتقدم بها للجمهور المستهدف أو للعموم، وتتقدم بطلب المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار عبر بوابتها الإلكترونية أو عبر مواقع وتطبيقات التواصل الاجتماعي، حيث يتضمن الطرح:
موضوع المشاركة: ويشمل تعريفاً بالموضوع، وأهداف الطرح، والمدة الزمنية للمشاركة، ووسائل المشاركة المتاحة، ومعلومات الجهة الداخلية المسؤولة عن عملية صناعة القرار.
تحديد الفئة المستهدفة بطلب المشاركة الإلكترونية.
الأثر المتوقع: بيان أهمية ودور الفئة المستهدفة في صناعة القرار، ومدى علاقة هذا الموضوع وتأثيره على مصالحهم.
ثانياً: النشر
تنشر الأمانة المواضيع على بوابتها الإلكترونية متقدمةً بها للعموم بطلب المشاركة الإلكترونية، كما أن للأمانة أن ترى استخدام وسائل نشر إضافية حسب طبيعة الموضوعات المطروحة وذلك عبر المنصات الوطنية أو مواقع وتطبيقات التواصل الاجتماعي.
ثالثاً: جمع المشاركات الإلكترونية
بعد فتح قنوات المشاركة الإلكترونية المتاحة وإدارتها حسب سياسة المشاركة الإلكترونية، تقوم الأمانة بجمع المشاركات وتصنيفها، كما تعمل الأمانة خلال هذه المرحلة على التواصل والرد -ما أمكن-على المشاركات التي تتطلب توضيحاً ومساعدة.
رابعاً: تحليل المشاركات
بعد انتهاء المدة المحددة للمشاركة، وجمع المشاركات، تقوم الأمانة بغلق باب المشاركات في هذا الموضوع، كما يتم في هذه المرحلة فرز وتحليل هذه المشاركات واستخدام المناسب منها في صناعة القرار ورسم السياسات.
خامساً: اتخاذ وإعلان القرار
بعد مرحلة تحليل المشاركات تقوم الأمانة بدراستها، واتخاذ القرار، مع وضع الردود المناسبة لجميع أو بعض المشاركات الإلكترونية -ما أمكن-، وتقوم بعد ذلك بإعلان ردها والقرار المتخذ عبر بوابتها الإلكترونية، إلى جانب ما تراه الأمانة مناسباً من وسائل الإعلام الأخرى.
سادساً: إغلاق المشاركة والأرشفة
بعد مرحلة إعلان القرار يتم إغلاق موضوع المشاركة رسمياً، وأرشفة جميع وثائق عملية المشاركة الإلكترونية، بالإضافة إلى إعداد وأرشفة تقرير عن كامل مراحل المشاركة، ويشمل هذا التقرير على سبيل المثال:
دراسة وتقييم الوضع الأولي وتبرير الحاجة لعملية المشاركة الإلكترونية.
وثائق الطرح.
عمليات التواصل من قبل الأمانة أثناء مرحلة جمع المشاركات.
إحصائيات تفصيلية عن عملية المشاركة.
القرارات والسياسات المتخذة كنتيجة لعملية المشاركة وآلية ومبررات اتخاذها وتطويرها.
تقرير بالإنجازات والعقبات خلال عملية المشاركة وتوصيات مستقبلية.
التزامات أمانة منطقة القصيم
ولت أمانة منطقة القصيم بالغ الأهمية لتحقيق القيم المضافة للآراء والاستشارات التي تعينها على الارتقاء بأداء الأمانة أو تقديم دورها للمستفيدين من خدماتها بالشكل الأمثل، سواء كان ذلك بالنقاش مع الخبراء أو المهتمين، أو دعوة المواطنين والمقيمين أو الجهات ذات العلاقة للمشاركة برؤاهم وخبراتهم ومقترحاتهم عبر وسائل المشاركة الإلكترونية المتاحة على بوابتها الإلكترونية أو المنصات الأخرى ذات العلاقة بالمشاركات.
وتتركز طبيعة المواضيع المطروحة للنقاش في حاجة الأمانة للمشورة والمشاركة بالخبرات والآراء، ومدى علاقة هذه المواضيع بالجمهور وتأثيراتها المباشرة عليهم. كما تعتمد تلك الموضوعات على الأهداف المرجوة من طرحها للنقاش. وتكون المواضيع متاحة للجميع للمشاركة وإبداء الرأي ما لم ترَ الأمانة ضرورة تحديد فئة مستهدفة في طلب المشورة.
وتتعهد الأمانة بمراجعة المشاركات بشكل دوري، كما أنها غير ملزمة بمراجعة جميع المشاركات أو الرد عليها، بسبب كثرتها أو تكرار المعلومات فيها.
التفاعل والمشاركة في وسائل الأمانة للمشاركة الإلكترونية يعنيان الموافقة الضمنية بحق الأمانة في استخدام المشاركات في عمليات صناعة القرار ورسم التشريعات المستقبلية، مع التزامها بنشر نتائج عمليات المشاركة الإلكترونية وأرشفتها، ولا يعد ذلك ملزماً إلزاماً قطعياً عليها.
تتولى الأمانة مسؤولية الرد على استفسارات المتابعين في حدود اختصاصاتها بالسرعة الممكنة، وذلك خلال وقت الدوام الرسمي من الساعة الثامنة صباحاً وحتى الساعة الثانية بعد الظهر (عدا يومي الجمعة والسبت)، وقد تتطلب بعض الحالات تأجيل الرد لحين الحصول على المعلومات المطلوبة من جهة الاختصاص.
ما نرجوه من المشاركين والمتابعين تجاهنا
إن التفاعل والمشاركة الإلكترونية على صفحات البوابة الإلكترونية للأمانة أومن خلال مواقع وتطبيقات التواصل الاجتماعي تعني الموافقة الضمنية على الشروط والضوابط التي تحكم هذه المشاركات. وتأمل أمانة منطقة القصيم من زوارها الاطلاع على الإرشادات والضوابط المبينة أدناه، وأن تلتزم بها في جميع المشاركات، فالقصد منها تحقيق الاستفادة القصوى، والالتزام بأخلاقيات المشاركة، وضمان التواصل والتفاعل السليم والبناء بين الأمانة والمشاركين:
أن تتسم المشاركة بالجديَّة والموضوعية والوضوح والاختصار، وأن يكون التعليق منصباً على إثراء الموضوع المطروح للنقاش.
أن تكون المشاركة مكتوبة بلغة واضحة، مع مراعاة قواعد اللغة العربية الفصحى والإملاء قدر المستطاع.
أن تلتزم المشاركة بتعاليم وآداب الدين الإسلامي الحنيف والأعراف والتقاليد الوطنية وقوانين المملكة السائدة.
الالتزام بآداب الحوار، والبعد عن العنصرية والطائفية والقبلية والقذف واللمز والانتقاص من الآخرين ومجهوداتهم.
عدم إرسال المشاركة لأكثر من مرة واحدة في نفس الموضوع المطروح للنقاش.
توخي الحرص والدقة عند كتابة نصوص دينية (آيات قرآنية وأحاديث) في المشاركات منعا للتحريف أو الخطأ في كتابتها، مع عدم استخدامها في غير مواضعها الصحيحة.
احترام قوانين وحقوق الملكية الفكرية والنسخ، وتوضيح المراجع والمصادر المستخدمة في المداخلة أو المشاركة.
عدم نشر البيانات الشخصية كالأسماء وبيانات الاتصال والعناوين، وعدم التسويق لأي جهة أخرى.
عدم إساءة استخدام أنظمة الأمانة للمشاركة الإلكترونية بما يؤثر على أدائها، أو مستوى أمانها، أو سرعتها، أو استمراريتها، أو حرمان الآخرين من الاستفادة منها.
عدم إرسال روابط لتوفير أو تحميل ملفات أو فيروسات أو بيانات تالفه وليست ذات علاقة.
إخلاء مسؤولية:
تحتفظ الأمانة بالحق في عدم نشر أو حذف ما يرى أنه يتعارض مع سياساتها أو القوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية من المشاركات. ولا يمكن بأي حال من الأحوال أن تكون الأمانة أو موظفيها أو ممثليها مسؤولة قانونياً عما يترتب من نشر تعليقات أو ملاحظات عبر وسائلها الإلكترونية للمشاركة، وعن كل ما يرتب ذلك على النشر.
